Een dorpsfeest met honderdvijftig bezoekers dat aan dezelfde veiligheidsnormen moet voldoen als een groot stadsfestival. Een organisator die verplicht professionele beveiliging moet inhuren voor het knippen van een lintje. Een vrijwilliger die veertig uur kwijt is aan papierwerk voor wat vroeger op één avond rond was. Het zijn geen incidenten, het is het patroon dat naar voren komt uit het landelijke onderzoek van de Landelijke Vereniging voor Kleine Kernen (LVKK), gepubliceerd in november 2025.
In dit artikel zetten we de belangrijkste bevindingen op een rij, kijken we naar wat het betekent voor de mensen die dorpsfeesten en kleine festivals organiseren, en bespreken we welke stappen organisatoren zelf kunnen zetten om de administratieve last te verlichten.
Het onderzoek in cijfers
Tussen 9 september en 7 oktober 2025 vulden 130 organisatoren van dorpsfeesten en lokale festivals een enquête in van de LVKK, in samenwerking met het Nederlands Klimaat Platform. De respondenten kwamen uit het hele land en organiseerden zowel kleine dorpsfeesten als middelgrote festivals. Ruim 71% van hen had al meer dan vijf edities op de teller staan, dus we hebben het over ervaren organisatoren die weten waar ze het over hebben.
De kerncijfers zijn opvallend consistent:
- 79% van de organisatoren ervaart gemeentelijke regelgeving als belemmerend
- 72% zegt dat de regeldruk hun enthousiasme om door te gaan vermindert
- 65% voelt zich onvoldoende erkend door de eigen gemeente
- 50% noemt het tekort aan vrijwilligers als directe bedreiging voor het voortbestaan van hun evenement
- 88% ziet hun evenement als belangrijke bijdrage aan het gemeenschapsgevoel
- 92% zegt dat hun feest generaties met elkaar verbindt
Wat opvalt in deze getallen is de tegenstelling. De maatschappelijke waarde wordt door bijna iedereen onderkend, maar de bestuurlijke waardering blijft achter. Negen op de tien organisatoren ziet zijn feest als sociaal cement, maar twee op de drie voelt zich daarin niet gezien door de eigen gemeente.
Welke regels worden als problematisch ervaren?
Het onderzoek noemt drie categorieën als grootste struikelblok: veiligheid, vergunningen en bureaucratie. Dat zijn brede termen, maar de voorbeelden uit het persbericht maken concreet wat er bedoeld wordt.
Een dorpsfeest moet verplicht EHBO inhuren voor een kerkdienst die onderdeel is van het programma. Een klein festival moet de openingsact, het knippen van een lintje, tot in detail omschrijven in de aanvraag. Veel dorpsfeesten worden gedwongen professionele beveiliging in te huren, ook bij programmaonderdelen met weinig bezoekers. Voor evenementen die volledig op vrijwilligers draaien zijn dat aanzienlijke kosten.
De ervaring is ook ongelijk verdeeld over het land. Ralph Tangelder van de LVKK Limburg merkte in een interview met L1 Nieuws op dat sommige gemeenten praktische steun bieden en met organisatoren meedenken, terwijl andere zich beperken tot de mededeling: "regel zelf maar een vergunning". Vooral in kleinere landelijke gemeenten ontbreekt vaak ondersteuning, juist daar waar de organisaties het minst geprofessionaliseerd zijn.
"Veertig uur papierwerk voor wat vroeger op één avond geregeld was"
Dat citaat van een van de respondenten staat niet voor niets prominent in het persbericht. Het vat de kern samen: de hoeveelheid administratie die nodig is om een klein evenement te organiseren, staat in geen verhouding meer tot de omvang ervan.
En dat heeft directe gevolgen. Vrijwilligers haken af door de administratieve last. Het tekort aan vrijwilligers wordt door de helft van de organisatoren genoemd als directe bedreiging voor het voortbestaan van hun evenement. De regeldruk versterkt dat tekort, want hoe meer papierwerk er bij komt kijken, hoe minder leuk het wordt om je vrije tijd erin te steken. Eén van de respondenten verwoordde het zo: "Het organiseren hoort leuk te zijn, maar door de steeds strengere regelgeving kan ik me voorstellen dat de volgende generatie het niet meer leuk vindt om te doen."
Daarbij komt: organisatoren die de regelgeving als zeer belemmerend ervaren, ervaren meestal ook de samenwerking met hun gemeente als matig tot slecht. Andersom hebben organisatoren met een positievere gemeentelijke relatie meer begrip voor de regels die er nu eenmaal zijn. Het is dus niet alleen een kwestie van regels, maar ook van houding en communicatie van de kant van de gemeente.
Wat de LVKK voorstelt
De LVKK pleit voor vier concrete veranderingen:
- Fors minder bureaucratie voor kleine evenementen. Een dorpsfeest met honderdvijftig bezoekers hoort niet aan dezelfde eisen te voldoen als een groot festival.
- Een vaste gemeentelijke evenementencoördinator die meedenkt in plaats van controleert. Iemand bij wie organisatoren met vragen terecht kunnen.
- Overkoepelende en meerjarige vergunningen voor terugkerende dorpsfeesten, zodat het wiel niet elk jaar opnieuw uitgevonden hoeft te worden.
- Structurele erkenning van de sociale waarde van deze evenementen in gemeentelijk beleid.
De vereniging heeft ook een meldpunt ingericht waar organisatoren knelpunten kunnen delen. Voorzitter Hanneke Willemstein zei daarover in een interview met de NOS: "Regels zijn natuurlijk nodig, je wilt niet dat er vervelende dingen gebeuren op je terrein. Het is begrijpelijk dat gemeenten daarin ook zoekende zijn. Maar van tevoren moet er zoveel worden afgekaderd. Dat komt wel aan op vrijwilligers die dit veelal doen naast een drukke baan."
Wat kan een organisator zelf doen?
Beleidsverandering kost tijd, en in de tussentijd staat het feest gewoon op de agenda. Voor organisatoren die nu aan de slag moeten, zijn er een paar dingen die de administratieve last praktisch kunnen verlichten.
Begin op tijd. Veel papierwerk wordt zwaar omdat het laat begint. Een evenementenvergunning kent risicoklassen, en voor B- en C-evenementen geldt vaak een aanvraagtermijn van twaalf weken of meer. Wie pas zes weken van tevoren begint, raakt automatisch in een sneltreinvaart waarin foutjes worden gemaakt en stress oploopt. We hebben een apart artikel geschreven over wanneer je precies een evenementenvergunning moet aanvragen waarin de termijnen per type evenement op een rij staan.
Verzamel je documenten in een vaste structuur. De meeste gemeenten vragen ongeveer dezelfde dingen: een veiligheidsplan, een situatietekening of plattegrond, een draaiboek, contactgegevens van leveranciers, en een opzet voor afval, sanitair en EHBO. Wie deze documenten één keer goed maakt en jaarlijks bijwerkt, bespaart enorm veel tijd. Voor terugkerende evenementen is dit ook de basis waarop een meerjarige vergunning vaak mogelijk is. Onze festival organiseren checklist helpt je niets te vergeten.
Zoek contact met je gemeente buiten het aanvraagseizoen om. Het maakt verschil of een ambtenaar je naam herkent of niet. Een korte introductie bij de evenementencoördinator (als die er is) of bij de afdeling Vergunningen, ruim voordat je een aanvraag indient, zorgt voor goodwill en voorkomt misverstanden.
Gebruik tools waar dat kan. Een goede situatietekening op de juiste schaal, met de juiste kaartlagen, is een terugkerend vereiste bij vrijwel elke evenementenvergunning. Het handmatig tekenen in algemene tekenprogramma's of, erger nog, op papier, levert vaak afkeuringen op. Daar zijn de afgelopen jaren gespecialiseerde tools voor gekomen die specifiek voor dit doel zijn gebouwd.
EventMaps: één onderdeel van de papierwinkel uit handen
Eén stukje van de administratieve berg die organisatoren beklimmen, is de situatietekening of plattegrond die bij de vergunningaanvraag hoort. Dit document is verplicht bij vrijwel elke evenementenvergunning, en het moet aan specifieke eisen voldoen: op schaal, op een officiële ondergrond, met vluchtroutes, doorloopruimtes en objecten in de openbare ruimte correct ingetekend.
Voor EventMaps hebben we precies dit deel van het proces zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Je tekent online een schaalvaste plattegrond op een officiële kaartondergrond, plaatst podia, kramen, hekwerk, vluchtroutes en EHBO-posten met een paar klikken, en exporteert een vergunningsklaar PDF met legenda en schaalbalk. Het tekenen zelf is kosteloos; alleen voor de export wordt een vergoeding gevraagd, en in de praktijk zijn de meeste organisatoren met de gratis versie al ver weg.
Dat is geen oplossing voor de hele regeldruk waar de LVKK terecht op wijst. Maar het is wel concreet één van de meest tijdrovende en foutgevoelige onderdelen, en het is een onderdeel waar je niet hoeft te wachten op beleidsverandering om er vandaag al iets aan te doen. Voor wie meer wil weten over hoe een goede vergunningsklare plattegrond eruitziet, hebben we een complete gids over festival plattegronden maken geschreven.
Hoopvol, maar kwetsbaar
Het meest opvallende cijfer uit het LVKK-onderzoek is misschien wel het optimisme. Ondanks alle uitdagingen verwacht twee op de drie organisatoren dat hun feest over vijf jaar nog bestaat. Ze zien kansen in meer samenwerking tussen dorpen, in jongerenparticipatie, en in duurzaamheid. Het gemeenschapsgevoel, de generatieoverstijgende verbinding, het sociale cement van het dorp: het is dat wat de vrijwilligers blijft motiveren ondanks de papierwinkel.
Maar dat optimisme is wel kwetsbaar. Als de regeldruk niet vermindert, en de gemeentelijke samenwerking niet verbetert, raken ervaren organisatoren uitgeput en is er geen volgende generatie die het overneemt. Dat is wat er op het spel staat. En dat is, wat ons betreft, een goede reden om elk onderdeel van het proces zo soepel mogelijk te maken, beginnend bij de delen waar we als sector zelf invloed op hebben.
Bronnen
- LVKK, Persbericht: Dorpsfeesten onder druk door regeldruk ondanks waarde voor dorpsbewoners, 6 november 2025
- NOS, Dorpsfeesten en festivals zuchten onder regeldruk: "Komt steeds meer bij kijken", 17 mei 2026
- RTV Drenthe, Dorpsfeesten onder druk: "Het organiseren hoort leuk te zijn", 9 november 2025
- L1 Nieuws, Regeldruk voor dorpsfeesten en lokale evenementen groot: "Uren aan papierwerk", 14 april 2026