Je eerste festival organiseren voelt overweldigend. Er zijn tientallen dingen tegelijk die aandacht vragen, en het is niet altijd duidelijk waar je moet beginnen of wat prioriteit heeft. Deze festival organiseren checklist helpt je stap voor stap door het hele proces, van het eerste idee tot de dag na het festival.
Gebruik deze checklist als leidraad. Elk festival is anders, dus niet elk punt is voor iedereen relevant. Maar de volgorde klopt: wat bovenaan staat, moet je als eerste regelen.
12 maanden voor het festival
Concept en doelstelling
Begin met de basis voordat je ook maar één leverancier belt. Zonder helder concept neem je later verkeerde beslissingen over locatie, programmering en budget.
- Bepaal het thema en de sfeer van het festival
- Definieer je doelgroep: wie wil je bereiken?
- Bepaal je verdienmodel: betaalde toegang, gratis met horeca-inkomsten, of een combinatie
- Stel een realistisch bezoekersaantal vast
- Leg de doelstelling vast in een kort document dat je met je team deelt
Locatie
De locatie bepaalt alles: vergunningsprocedure, logistiek, geluidseisen en budget. Begin hier vroeg mee, want goede locaties zijn snel vergeven.
- Verken mogelijke locaties en check of de bestemming evenementen toestaat (via het Omgevingsloket)
- Meet het terrein op of vraag de terreinbeheerder om een plattegrond
- Check bereikbaarheid voor bezoekers, artiesten en vrachtwagens
- Controleer aanwezige voorzieningen: stroom, water, sanitair
- Let op nabijgelegen woningen in verband met geluidseisen
- Sluit een locatieovereenkomst af
Budget
- Maak een eerste begroting met alle verwachte inkomsten en uitgaven
- Reserveer minimaal 10-15% als buffer voor onverwachte kosten
- Bepaal hoe je het festival financiert: eigen vermogen, subsidie, sponsors of een combinatie
- Vraag offertes op bij de belangrijkste leveranciers (podium, geluid, licht, beveiliging)
9 maanden voor het festival
Vergunningen
Dit is het onderdeel dat beginners het meest onderschatten. Vergunningsprocedures duren lang en vereisen veel documentatie. Begin hier veel eerder dan je denkt nodig te hebben.
- Bepaal in welke risicoklasse jouw festival valt (A, B of C) via je gemeente
- Neem contact op met de gemeente voor een intakegesprek over de vergunningsaanvraag
- Vraag na welke documenten je nodig hebt: dit verschilt per gemeente en risicoklasse
- Plan voor B- en C-evenementen: reserveer een plek op de gemeentelijke evenementenkalender
De meeste gemeenten vragen bij de vergunningsaanvraag minimaal:
- Een festival plattegrond (situatietekening) op schaal met vluchtwegen, podia, EHBO en sanitair
- Een veiligheidsplan met risicoanalyse en maatregelen
- Een draaiboek met tijdlijn van opbouw tot afbraak
- Een verkeersplan als je verwacht dat de verkeersstromen wijzigen
Tip: Maak je festival plattegrond zo vroeg mogelijk. Gemeenten vragen eerst een conceptplan, waarna politie en brandweer feedback geven. Reken op meerdere revisierondes. Lees alles over wat er op een vergunningsklare plattegrond moet staan in onze complete gids voor de festival plattegrond. Met EventMaps teken je je plattegrond op basis van officiële gemeentelijke kaartlagen en exporteer je hem direct als vergunningsklare PDF.
Aanvullende vergunningen om te checken
- Tapvergunning voor het schenken van alcohol (artikel 35 Drank- en Horecawet)
- Geluidsvergunning of -ontheffing bij overschrijding van lokale geluidsnormen
- Auteursrechten via Buma/Stemra voor het spelen van muziek
- Vuurwerkvergunning indien van toepassing
- Omgevingsvergunning voor tijdelijke constructies zoals podia en tenten
6 maanden voor het festival
Programmering
- Stel een longlist op van artiesten die passen bij je concept en doelgroep
- Check beschikbaarheid en maak een shortlist op basis van budget
- Boek headliners zo vroeg mogelijk: populaire artiesten zijn snel volgeboekt
- Bouw een gevarieerd programma op met een logische volgorde
- Leg alle afspraken vast in contracten
Leveranciers
- Podium en podiumconstructie
- Geluid en licht (technische productie)
- Tenten en overkappingen
- Aggregaten en stroomvoorziening
- Hekken en crowd control materiaal
- Toiletunits en handwasvoorzieningen
- Beveiliging en crowdmanagement
- EHBO-dienst (verplicht bij de meeste vergunningsklassen)
- Schoonmaak en afvalverwerking
- Foodtrucks en horeca
Ticketverkoop
- Kies een ticketplatform en sluit een overeenkomst af
- Bepaal de prijsstructuur (vroegboek, regulier, VIP)
- Stel het maximale bezoekersaantal in conform je vergunning
- Open de ticketverkoop: vroeg starten geeft je financiële zekerheid
3 maanden voor het festival
Plattegrond en terreinindeling
Nu je de meeste leveranciers hebt vastgelegd, kun je de definitieve festival plattegrond tekenen. Dit is het moment waarop alles samenkomt.
- Verwerk alle bevestigde elementen in de plattegrond: podia, tenten, foodtrucks, bars, toiletten, aggregaten
- Check of vluchtwegen minimaal 3,5 meter breed zijn en vrij blijven
- Markeer EHBO-post(en) en calamiteitenroutes
- Dien het conceptplan in bij de gemeente en verwerk de feedback van brandweer en politie
- Deel de definitieve plattegrond met alle leveranciers zodat iedereen weet waar hij moet zijn
Marketing en communicatie
- Lanceer de festivalwebsite met line-up en praktische informatie
- Start je social media campagne
- Stuur persberichten naar relevante media
- Regel het visuele materiaal: aftermovie vorig jaar, artiestenfoto's, festivalbranding
Veiligheid
- Stel een veiligheidscoördinator aan
- Maak een crowdmanagementplan
- Bepaal het communicatieprotocol bij calamiteiten
- Coördineer met gemeente, politie en brandweer
1 maand voor het festival
Operationele voorbereiding
- Maak een definitief draaiboek met minuut-tot-minuut tijdlijn
- Deel het draaiboek met alle betrokkenen: leveranciers, vrijwilligers, crew
- Regel accreditatie en toegangspassen voor crew, artiesten en pers
- Organiseer een briefing voor alle medewerkers en vrijwilligers
- Controleer of alle vergunningen definitief zijn verleend
Logistiek
- Maak een op- en afbouwschema per leverancier
- Regel parkeerplaatsen voor bezoekers, crew en artiesten apart
- Coördineer de aanlevering van materialen op het terrein
- Regel een backstage- en artiestengebied conform de plattegrond
Communicatie richting bezoekers
- Stuur een informatiemail aan alle tickethouders
- Publiceer de festivalplattegrond voor bezoekers op de website
- Communiceer over bereikbaarheid, parkeren en vervoer
- Zet een FAQ klaar voor veelgestelde vragen
De week van het festival
- Loop het terrein door met je veiligheidscoördinator en controleer of alles klopt met de plattegrond
- Houd dagelijkse briefings met kernteam
- Controleer weersvoorspellingen en activeer eventueel je slechweerplan
- Test alle communicatiemiddelen (portofoons, noodlijnen)
- Zorg dat EHBO, beveiliging en crowdmanagement op de hoogte zijn van de laatste versie van het draaiboek
Na het festival
- Evalueer het festival intern: wat ging goed, wat kan beter?
- Verwerk feedback van bezoekers, crew en leveranciers
- Stuur bedankmails naar artiesten, leveranciers en vrijwilligers
- Maak de financiële eindafrekening
- Leg de geleerde lessen vast voor de volgende editie
- Bewaar alle vergunningsdocumenten en plattegronden voor eventuele hergebruik volgend jaar
De rol van de festival plattegrond in dit hele proces
Eén ding valt op als je deze checklist doorloopt: de festival plattegrond komt op meerdere momenten terug. Eerst als conceptplan voor de vergunningsaanvraag, dan als communicatiemiddel voor leveranciers, en uiteindelijk als bezoekersgids. Het is niet voor niets het eerste concrete document dat gemeenten van je vragen.
Een goede plattegrond tekenen hoef je niet uit te besteden aan een tekenbureau. Met EventMaps maak je zelf een vergunningsklare situatietekening op basis van officiële gemeentelijke kaartlagen, inclusief alle verplichte veiligheidselementen, en exporteer je hem direct als PDF.
Maak je festival plattegrond op eventmaps.nl
Dit artikel is geschreven door het team van EventMaps, de Nederlandse tool voor vergunningsklare festival- en evenementenplattegronden.